KI am Arbeitsplatz: Was Arbeitgeber anordnen dürfen

Arbeitgeber in Deutschland dürfen die Nutzung von ChatGPT, Claude oder Gemini im Betrieb sowohl verbieten als auch verlangen – rechtliche Grundlage ist in beiden Fällen das arbeitgeberseitige Weisungsrecht aus § 106 GewO. Wer sich heimlich über einen Privataccount hinwegsetzt, riskiert eine Abmahnung; wer die Nutzung anordnet, verschiebt damit aber nicht die Verantwortung für das Ergebnis. Genau diese doppelte Konstellation beschreibt Tim Platner, Geschäftsführer von VINQO, zu Beginn seiner Einordnung:

Wer im Job heimlich ChatGPT benutzt, kann dafür eine Abmahnung bekommen und wer seine Leute ausdrücklich anweist, ChatGPT zu benutzen, haftet am Ende trotzdem als Unternehmen für das, was dabei rauskommt.

— Tim Platner, Geschäftsführer von VINQO

Warum die Frage gerade jetzt in fast jedem Betrieb auftaucht

Der Anlass ist keine juristische Spezialdebatte, sondern die betriebliche Realität. Nach Berichten von DIE ZEIT nutzt inzwischen die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland in irgendeiner Form KI, Redaktionen wie der MDR sammeln Erfahrungsberichte zur KI-Nutzung am Arbeitsplatz, und heise online beschreibt ein KI-Paradox am Arbeitsmarkt, bei dem erfahrene Beschäftigte profitieren und Berufseinsteiger verlieren. Auch eine aktuelle Bitkom-Erhebung weist einen Sprung auf 57 Prozent der befragten Unternehmen aus – gegenüber rund 20 Prozent im Vorjahr, also fast eine Verdreifachung. Als größte Hindernisse werden dort Anforderungen des Datenschutzes und rechtliche Unsicherheit genannt.

Die Nutzung beschränkt sich längst nicht auf IT-Abteilungen. Vertrieb, Buchhaltung, Kanzleien und Arztpraxen arbeiten mit Sprachmodellen, von Angebotsschreiben bis zu Textentwürfen. Wer als Unternehmen deshalb aus Unsicherheit gar nichts regelt, bekommt nicht weniger KI, sondern eine sogenannte Schatten-KI: Beschäftigte greifen auf private Gratis-Accounts zurück, weil es schneller geht und niemand jemals gesagt hat, was erlaubt ist.

Das Problem daran, wenn dann etwas schief geht, landet das erstmal nicht beim Mitarbeiter, sondern bei dir als Unternehmer, als auch Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, als Inhaber des Geschäftsgeheimnisses, was da vielleicht reingekommen ist und dann auch am Ende als Adressat der Aufsichtsbehörde, der Bußgeldthemen und und und.

— Tim Platner, Geschäftsführer von VINQO

Ein Verbot ist zulässig – scheitert in der Praxis aber am Nachweis

Welches Werkzeug jemand für seine Arbeit einsetzt, ist eine klassische Frage des „Wie“ der Arbeitsleistung. Der Arbeitgeber kann nach § 106 GewO Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit dies nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag geregelt ist. Formulierungen wie „keine externen KI-Tools mit Firmendaten“, „nicht über Privataccounts“ oder „nicht ohne Freigabe“ sind damit grundsätzlich möglich – diese Einordnung teilen auch arbeitsrechtliche Fachbeiträge, etwa im ArbRB-Blog des Verlags Dr. Otto Schmidt.

Entscheidend ist jedoch nicht die Regel selbst, sondern ihre Belastbarkeit. Wirksam wird ein Verbot erst, wenn es ausgesprochen, klar formuliert und nachweisbar kommuniziert ist. Dazu gehören ein datierter und versionierter Regelungstext, ein dokumentierter Nachweis der Kenntnisnahme – per Unterschrift, Bestätigung oder E-Mail, eine Formvorschrift gibt es nicht – und der Nachweis, dass Verstöße tatsächlich aufgegriffen werden. Wer zwei Jahre wegschaut, obwohl im Betrieb alle die Tools nutzen, und erst nach einem Datenleck abmahnt, muss sich im Verfahren vorhalten lassen, die eigene Regel faktisch nie durchgesetzt zu haben.

Datenschutz, Geschäftsgeheimnis und Schweigepflicht

Heikel ist die unkontrollierte Nutzung vor allem wegen der Daten, die in das Chatfenster wandern. Kundendaten, Bewerbungsunterlagen oder Personalakten enthalten personenbezogene Daten, und dieser Begriff reicht weit – auch mittelbare Angaben wie ein Kennzeichen können ausreichen, ein Name muss nicht dabeistehen. Für jede Verarbeitung braucht es eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO und im Regelfall einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der den Empfänger auf weisungsabhängige Verarbeitung festlegt. Bei einem privaten Gratis-Account fehlt beides, die Verantwortlichkeit des Unternehmens bleibt aber bestehen. Wie schnell aus alltäglichen Abläufen ein Bußgeldrisiko wird, zeigt der Beitrag zu typischen Datenschutzverletzungen im Alltag und den dafür verhängten Bußgeldern.

Hinzu kommt der Geheimnisschutz. Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist ein Geheimnis nur so lange geschützt, wie angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen bestehen. Werden Konstruktionszeichnungen, Rezepturen oder Kalkulationen freiwillig in ein fremdes Modell kopiert, wird dieser Schutz löchrig – und eines der wichtigsten Unternehmensassets steht plötzlich ohne rechtliche Absicherung da. In Betrieben mit Verschwiegenheitspflicht, also bei Ärzten, Steuerberatern oder Anwälten, kommt § 203 StGB hinzu. Ein Verstoß gegen ein KI-Verbot ist dann kein Kavaliersdelikt, sondern eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung – abmahnfähig und unter Umständen strafbar.

Bewährt hat sich in der Beratungspraxis ein einfaches Ampelsystem: grün für allgemeine Recherche, Formulierungshilfen und öffentliche Informationen ohne Personenbezug; gelb für Inhalte, die nur anonymisiert oder nach Freigabe hineindürfen, etwa geschwärzte Vertragsentwürfe; rot für Gesundheits- und Personaldaten, Bewerbungsunterlagen, Kalkulationen, Rezepturen und Quellcode. Eine verständliche Seite, die jeder liest, wirkt dabei mehr als eine zwanzigseitige Richtlinie, die niemand kennt.

KI anordnen: erlaubt, aber ohne Haftungsverschiebung

Auch die umgekehrte Weisung ist grundsätzlich zulässig. Ist KI übliches Arbeitsmittel im Betrieb, kann der Arbeitgeber deren Nutzung anordnen – ähnlich wie die Arbeit mit einer Tabellenkalkulation statt mit dem Taschenrechner. Grenzen setzen der Rahmen der geschuldeten Tätigkeit und das billige Ermessen; niemand darf angewiesen werden, Datenschutzrecht, Berufsrecht oder Verschwiegenheitspflichten aktiv zu verletzen. Diese Linie zeichnet auch das Wirtschaftsmagazin impulse in seiner Übersicht zu KI und Arbeitsrecht nach.

Man darf aber Risiko und auch die eigene Verantwortung damit nicht einfach nach unten durchschieben.

— Tim Platner, Geschäftsführer von VINQO

Intern gilt die abgestufte Arbeitnehmerhaftung: Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Beschäftigte regelmäßig nicht, im Mittelfeld wird die Haftung geteilt oder auf einige Monatsgehälter begrenzt, bei grober Fahrlässigkeit kann er in voller Höhe in Anspruch genommen werden. Nach außen – gegenüber Kunden, Behörden und Betroffenen – haftet jedoch das Unternehmen, unabhängig davon, ob das KI-Ergebnis falsch war oder die Nutzung. Deshalb ist nicht die Schuldfrage, sondern der Prozess entscheidend: Wer prüft was, bevor etwas das Haus verlässt, und ob überhaupt noch ein Mensch drüberschaut. Freigabestufen bieten sich an – interne Arbeitsergebnisse mit geringer Prüfung, nach außen gehende Angebote, Texte und Berichte im Vier-Augen-Prinzip.

Eine eigenständige Pflicht ergibt sich zudem aus der KI-Verordnung: Art. 4 KI-VO verlangt seit dem 2. Februar 2025 ausreichende KI-Kompetenz der eingesetzten Personen, wie unter anderem Noerr einordnet. Schulung ist damit keine freiwillige Fortbildung mehr, sondern Arbeitgeberpflicht – unabhängig von der Betriebsgröße. Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist weitgehend verboten. Besonders sensibel wird es dort, wo KI über Menschen mitentscheidet: Bewerberauswahl, Leistungsbewertung, Schichtplanung oder Kündigungsvorbereitung berühren den Hochrisikobereich, Diskriminierungsrisiken und das Verbot automatisierter Einzelentscheidungen aus Art. 22 DSGVO. Der praktische Rat lautet, Personalentscheidungen ausdrücklich Menschen vorzubehalten und das auch so festzuschreiben.

Betriebsrat, Verträge und Eskalationslinie

Wo ein Betriebsrat existiert, sollte er früh einbezogen werden. Nutzungs- und Protokolldaten können ein KI-Tool zur technischen Überwachungseinrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG machen. Es gibt zwar bereits Entscheidungen, die Beteiligungsrechte verneinen – das ArbG Hamburg (Beschluss vom 16.01.2024 – 24 BVGa 1/24) sah bei der bloßen Erlaubnis von ChatGPT über private Accounts kein Mitbestimmungsrecht, wie unter anderem LTO und KPMG Law berichteten. Diese Konstellation lässt sich aber nicht auf betrieblich bereitgestellte Tools mit Zugangs- und Protokolldaten übertragen. Wer zu spät beteiligt, muss das eingeführte Tool im schlimmsten Fall wieder abschalten – bei laufenden Monatsabos ein teurer Rückschritt. Wie schnell Auseinandersetzungen um Beteiligungsrechte eskalieren können, zeigt der Beitrag dazu, wann Konflikte mit dem Betriebsrat sogar strafbar werden.

Praktisch empfiehlt sich eine klare Reihenfolge: zunächst ein sanktionsfreier, notfalls anonymer Überblick, welche Tools tatsächlich im Einsatz sind; dann eine kurze, klare KI-Richtlinie mit Ampel für Daten und Freigabestufen für Ergebnisse; anschließend die Bereitstellung einer Business-Variante mit Auftragsverarbeitungsvertrag statt eines pauschalen Verbots – bei sensiblen Daten bis hin zu lokal gehosteten Modellen, bei externen Anbietern mit abgeschaltetem Training, geprüftem Serverstandort, Löschfristen und Protokollierung. Hinzu kommen belegbare Schulungen mit Teilnehmerliste, Inhalt und Datum, die Nachführung der Regeln in Arbeitsverträgen, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Rechteübertragungen bei Freelancern sowie eine Eskalationslinie für den Ernstfall: dokumentieren, ermahnen, abmahnen und in gravierenden Fällen auch kündigen – entscheidend ist die gleichmäßige Behandlung aller Fälle, sonst bleibt die Richtlinie ein Stück Papier.